Trend ruang kerja dan budaya organisasi telah banyak berubah belakangan ini. Apa yang dianggap tidak normal kini telah menjadi norma baru dan bahkan lebih disukai oleh banyak pekerja dan bisnis. Dengan pandemi COVID-19, trend di kantor virtual telah mendapatkan momentum, dengan lebih sedikit penggunaan kantor fisik untuk mencegah penyebaran virus. Dan sekarang, bisnis merangkul kantor virtual melihat bahwa mereka mengurangi banyak biaya, tidak melupakan kebangkitan ekonomi pertunjukan. Karyawan juga lebih condong ke arah trend mengingat kebebasan yang menyertainya. Jadi, apa perbedaan antara kantor virtual dan kantor fisik?

Apa Itu Kantor Virtual?

Kantor virtual adalah opsi yang digunakan oleh bisnis yang memberi mereka akses ke ruang kerja jarak jauh dan mengakses aktivitas terkait kantor tanpa perlu sewa kantor yang lama. Dengan kantor virtual, karyawan dapat mengakses ruang rapat, layanan penjawab telepon, dan konferensi video. Kantor virtual telah mendapatkan popularitas dalam bisnis kecil dan start-up. Trend ini telah dipercepat oleh pengembangan layanan pesan dan aplikasi konferensi video.

Bisnis yang menggunakan opsi kantor virtual diuntungkan dengan:

  • Overhead yang lebih rendah, penggunaan kantor virtual berarti bisnis membayar biaya yang jauh lebih rendah untuk ruang kantor. Dana ini karenanya dapat didorong ke sektor bisnis penting lainnya seperti manajemen dan pemasaran.
  • Lebih sedikit konflik kantor, karena semuanya ditangani melalui aplikasi pesan online dan konferensi video, karyawan menjadi produktif tanpa banyak konflik seperti yang terlihat di kantor fisik.
  • Lebih sedikit kebutuhan akan manajemen, dengan kantor virtual, perusahaan tidak memiliki banyak kebutuhan manajemen karena kantor virtual memiliki lebih sedikit kebutuhan manajemen.
  • Peningkatan produktivitas, kantor virtual menyebabkan peningkatan produktivitas di antara karyawan. Kurangnya perjalanan juga menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas karyawan.
  • Peningkatan fleksibilitas, karena karyawan tidak harus bekerja dari kantor fisik, mereka lebih fleksibel untuk bekerja dari lokasi mana pun selama mereka menyelesaikan pekerjaan.
  • Ekspansi yang mudah, dengan kantor virtual, bisnis dapat berkembang dengan mudah ke lokasi lain karena tidak perlu pindah ke kantor yang lebih besar.

Namun, kantor virtual memiliki berbagai kelemahan antara lain:

  • Kurangnya ruang kantor fisik, meskipun banyak bisnis beradaptasi untuk beroperasi tanpa ruang fisik, beberapa pengaturan bisnis mungkin tidak berkelanjutan tanpa ruang kantor.
  • Kurangnya struktur, ketika beroperasi di kantor virtual, bisnis harus memiliki struktur yang harus diikuti dengan surat. Kurangnya ini bahkan dapat menyebabkan penurunan produktivitas di antara karyawan.
  • Kurangnya konektivitas dan komunitas antar karyawan, kantor virtual mengurangi kontak antar pekerja. Dengan demikian, mungkin ada keterputusan, kurangnya kepercayaan dan persahabatan yang datang dengan kantor fisik. Bisnis harus mempromosikan budaya yang meningkatkan hubungan interpersonal dan konektivitas.
  • Gangguan, kantor virtual sering menyebabkan gangguan. Misalnya, bekerja dari rumah atau kedai kopi seringkali memiliki banyak gangguan yang dapat mengurangi produktivitas.

Apa itu Kantor Fisik?

Ini adalah pilihan lokasi kerja pusat untuk tugas sehari-hari dalam lingkungan bisnis. Terlepas dari hype seputar kantor virtual, banyak bisnis masih lebih memilih untuk tetap menggunakan opsi kantor fisik. Hal ini sangat tergantung pada jenis usaha, budaya dan ketersediaan dana.

Alasan utama mengapa kantor fisik sebagian besar lebih disukai adalah kemampuan untuk menyediakan ruang di mana pekerja dapat memisahkan pekerjaan mereka dari aspek kehidupan lainnya. Kantor fisik juga membuktikan suasana yang menanamkan dan memperkuat tujuan organisasi.

Keuntungan dari kantor fisik meliputi:

  • Bisnis mendapatkan ruang dan pandangan profesional. Dengan kantor fisik, bisnis memiliki tempat fisik di mana pelanggan dapat mengunjungi mereka dan mengadakan pertemuan. Bisnis dengan kantor fisik mendapat manfaat melalui penciptaan komunitas dengan klien dan pengembangan merek.
  • Kontrol atas lingkungan kantor. Kantor fisik memberikan kontrol bisnis terhadap lingkungan bisnis. Juga mudah untuk mengatur struktur dan budaya perusahaan.
  • Kemudahan kolaborasi dan komunikasi antar karyawan. Karyawan yang berbagi ruang kerja fisik dapat dengan mudah berkolaborasi dan bertukar ide.
  • Memudahkan untuk memantau kinerja karyawan
  • Ini membantu karyawan menumbuhkan keterampilan sosial

Di sisi lain, kerugiannya meliputi:

  • Sewa kantor bisa mahal belum lagi perabot kantor, perlengkapan, peralatan, dan biaya overhead lainnya.
  • Membatasi bisnis untuk mempekerjakan orang di lokasi tertentu. Meskipun karyawan memiliki pilihan untuk pindah ke lokasi yang dekat dengan kantor, tidak semua orang akan cukup fleksibel untuk ini. Dengan demikian, bisnis akhirnya kehilangan perekrutan talenta secara global.
  • Ini dapat membatasi kinerja karyawan terutama karena jam perjalanan yang panjang ke tempat kerja